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Ce que peut contenir cette capsule
La capsule Instructions est un espace d’archivage numérique sécurisé pour les documents, les informations familiales et les contenus que vous voulez garder dans le temps — accessibles maintenant ou à un moment futur.
- Documents personnels et familiaux — certificats, contrats, documents importants
- Archives photographiques — collections d’images organisées
- Données généalogiques et historiques — arbres généalogiques, histoires de famille, recherches historiques
- Informations pratiques — accès, codes, instructions. Remarque : Erabox n’est pas un gestionnaire de mots de passe. Si vous archivez des identifiants encore actifs, sachez qu’ils sont chiffrés comme les autres contenus, avec des clés gérées par Erabox, et non avec une clé que vous seul détenez. Un risque résiduel existe pour toute archive ; vous pouvez le réduire en changeant régulièrement les identifiants que vous avez déposés.
- Documents PDF et pièces jointes — fichiers de tout type
- Données de tiers — proches, ancêtres, personnes citées ou représentées dans les documents
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Données traitées par Erabox
| Responsable et sous-traitant | Erabox SA · Via delle Fornaci 6, 6826 Riva San Vitale (TI), Suisse. Erabox est responsable du traitement des données de compte, de paiement, de sécurité et de vérification de l’événement de remise, ainsi que des données de la personne de confiance. Pour les contenus de cette capsule et les données des bénéficiaires, Erabox est sous-traitant et agit pour votre compte, selon vos instructions et l’Accord sur le traitement des données (art. 28 RGPD ; art. 9 nLPD) |
| Délégué à la protection des données | Me Massimiliano Nicotra · privacy@erabox.ch |
| Représentant dans l’Union | Me Massimiliano Nicotra · privacy@erabox.ch |
| Données du Propriétaire | Documents téléchargés, métadonnées associées (nom du fichier, type, taille, somme de contrôle, date de téléchargement) |
| Données du bénéficiaire | Nom, e-mail ou téléphone et date de naissance que vous fournissez (uniquement si vous avez configuré une remise). Facultatif pour les archives personnelles. Erabox les traite pour votre compte, en tant que sous-traitant. Si vous choisissez de prévenir le bénéficiaire, Erabox lui envoie pour votre compte une notice d’information dans le mois qui suit la désignation ; en mode confidentiel, la notice lui est remise au moment de la remise. En aucun cas la notice ne lui révèle le contenu avant la remise |
| Données de tiers | Informations sur des proches, des ancêtres ou des personnes citées dans les documents insérés par le Propriétaire — y compris d’éventuelles données généalogiques, d’état civil ou historiques. La manière dont ces personnes sont informées est décrite au § 03 |
| Données techniques de session | Adresse IP, user agent, identifiant de session, horodatage UTC — traités à des fins de sécurité et comme preuve des déclarations que vous faites (piste d’audit) |
| Base juridique |
Archivage, conservation et remise de la capsule : effectués par Erabox pour votre compte, en tant que sous-traitant, en exécution du contrat que vous avez conclu avec Erabox et de l’Accord sur le traitement des données (art. 6, par. 1, let. b, RGPD ; art. 6 et 30-31 nLPD). Documents contenant des données sur la santé, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la vie sexuelle, des données génétiques ou biométriques : votre consentement explicite (art. 9, par. 2, let. a, RGPD ; art. 6, al. 7, let. a, nLPD). Documents relatifs à des condamnations pénales, des infractions et des sanctions : uniquement les cas autorisés par l’art. 10 RGPD et, pour les utilisateurs italiens, par l’art. 2-octies du décret législatif 196/2003 ; pour la Suisse, art. 5, let. c, ch. 5, nLPD. Données de personnes vivantes citées dans des documents généalogiques ou historiques : votre intérêt légitime à reconstituer et conserver l’histoire de votre famille. Vous êtes responsable de ces données, et Erabox les conserve pour votre compte : la mise en balance entre votre intérêt et les droits des personnes citées vous revient. Toute personne citée peut s’y opposer à tout moment au titre de l’art. 21 RGPD en écrivant à privacy@erabox.ch. Si ces documents contiennent des données de santé de personnes vivantes, votre consentement ne vaut pas pour elles : vous ne pouvez les archiver que si elles ont donné leur consentement. La finalité de recherche historique de l’art. 9, par. 2, let. j, suppose une base légale et les garanties de l’art. 89, par. 1, qui ne sont pas réunies ici. Données de personnes décédées : voir § 05. Sécurité, preuve des déclarations et obligations légales : intérêt légitime d’Erabox à protéger le service et obligations légales (art. 6, par. 1, let. c et f, RGPD) |
| Finalités | Archivage sécurisé à long terme ; conservation de documents personnels et familiaux ; remise programmée au bénéficiaire (si elle est configurée) ; consultation personnelle sans remise |
| Fourniture des données | L’adresse e-mail, les identifiants d’accès et les données de paiement servent à ouvrir et à maintenir le compte : sans eux, le service ne peut pas être fourni. Les contenus de la capsule et les données du bénéficiaire, c’est vous qui les fournissez librement ; sans bénéficiaire, la capsule reste une archive personnelle et n’est pas remise |
| Accès aux contenus | Depuis votre compte, vous seul voyez les contenus. Le bénéficiaire les reçoit lorsque le moment que vous avez choisi survient. Les contenus sont chiffrés au repos avec des clés gérées par Erabox, dont les systèmes y accèdent lorsque c’est nécessaire pour les conserver, les traiter et les remettre. Erabox traite les contenus pour votre compte et ne les utilise pas à ses propres fins. L’accès du personnel est limité aux opérations de maintenance, de sécurité et d’assistance, réservé au seul personnel autorisé et enregistré |
| Conservation | Contenus : jusqu’à la remise, pendant la durée de l’abonnement. Si l’abonnement expire sans renouvellement : 30 jours de tolérance, puis suspension du compte en lecture seule pendant 12 mois, puis suppression définitive. Si votre décès a été signalé ou confirmé par la personne de confiance, les capsules déjà programmées ne sont pas supprimées faute de renouvellement et restent jusqu’à la remise, dans la limite maximale de 10 ans. Après la remise, le contenu reste disponible pendant les 30 jours de validité du lien, puis il est supprimé sous 30 jours. Si vous supprimez le compte, les contenus sont effacés après 30 jours. Journaux d’accès et des opérations sur les données : 12 mois. Données de facturation : 10 ans selon le droit suisse |
| Décisions automatisées | La remise liée au décès a lieu après le signalement de la personne de confiance ou, en cas de « long silence », après sa confirmation. Une fois la période que vous avez choisie écoulée, Erabox vous envoie un rappel après 14 jours, puis un second 7 jours plus tard ; si vous ne vous connectez pas dans les 7 jours suivants, Erabox contacte la personne de confiance. Un délai de sécurité de 14 jours court à partir de cette communication ; en vous connectant à l’app avant la remise, vous interrompez la procédure. La remise nécessite donc toujours l’intervention d’une personne et ne constitue pas une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’art. 22 RGPD et de l’art. 21 nLPD |
| Sécurité | AES-256 au repos · TLS 1.3 en transit · accès journalisés · sommes de contrôle pour l’intégrité des documents |
| Violations de la sécurité | Si une violation présente un risque élevé, Erabox informe les personnes concernées et la notifie aux autorités compétentes, conformément aux art. 33 et 34 RGPD et à l’art. 24 nLPD |
| Droits RGPD / nLPD | Accès (art. 15 RGPD ; art. 25 nLPD), rectification et effacement (art. 16 et 17 RGPD ; art. 32, al. 1 et 2, nLPD), limitation du traitement (art. 18 RGPD), portabilité (art. 20 RGPD ; art. 28 nLPD), opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime (art. 21 RGPD). La nLPD ne connaît pas l’opposition sous la même forme : l’utilisateur suisse peut faire valoir que ses données sont traitées contre sa volonté expresse, au sens de l’art. 30, al. 2, let. b, nLPD. Écrivez à privacy@erabox.ch. Vous pouvez introduire une réclamation auprès duPFPDT (utilisateurs suisses : pfpdt.admin.ch) ou de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence (utilisateurs de l’UE). Politique de confidentialité complète → |
03
Les personnes qui apparaissent dans vos documents
Un acte de naissance nomme les parents. Un arbre généalogique nomme des cousins encore en vie. Une photo de famille représente des personnes qui ne savent pas qu’elles figurent dans vos archives. Ces personnes ont des droits sur leurs données, même si c’est vous qui avez réuni les documents.
- Toute personne qui apparaît dans vos documents a le droit de savoir que ses données sont conservées et de demander l’accès, la rectification et l’effacement, au sens de l’art. 14 RGPD et de l’art. 19 nLPD.
- Erabox publie une notice destinée à quiconque pense que ses données sont conservées dans une capsule, à l’adresse erabox.ch/fr/confidentialite-tiers, et maintient un canal de signalement ouvert à privacy@erabox.ch, qui vaut également mécanisme de signalement au sens de l’art. 16 du règlement (UE) 2022/2065.
- En insérant des documents qui concernent d’autres personnes, vous vous engagez à respecter leur dignité et leur vie privée. Si l’une de ces personnes s’adresse à Erabox, Erabox vous contacte avant toute décision, sauf si la loi en dispose autrement.
- Le bénéficiaire et la personne de confiance. Les données du bénéficiaire, c’est vous qui les traitez, et Erabox les conserve et les utilise pour la remise pour votre compte. Si vous choisissez de le prévenir, Erabox lui envoie pour votre compte la notice d’information dans le mois qui suit la désignation ; en mode confidentiel, elle lui est remise au moment de la remise. La personne de confiance, elle, est informée par Erabox, qui est responsable du traitement de ses données : l’invitation qu’elle reçoit contient le lien vers la notice. Elle doit savoir qu’elle a été désignée, car c’est à elle qu’Erabox demande de confirmer l’événement. Aucune notice ne révèle le contenu de la capsule avant la remise. Le texte de la notice est publié sur erabox.ch/fr/confidentialite-tiers.
- Archive sans bénéficiaire. Si la capsule reste dans votre compte sans remise, vous agissez à des fins exclusivement personnelles et restez hors du champ du règlement (art. 2, par. 2, let. c, RGPD). Erabox continue de conserver ces documents pour votre compte, en tant que sous-traitant : la notice publique et le canal de signalement décrits ci-dessus s’appliquent, ainsi que la durée de conservation indiquée au § 02.
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Le rôle d’Erabox
Erabox est responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion du service : inscription et compte, paiements, sécurité, vérification de l’événement de remise, données de la personne de confiance et obligations légales.
Pour les contenus que vous insérez dans les capsules et pour les données des bénéficiaires, Erabox est sous-traitant (art. 28 RGPD ; art. 9 nLPD) : elle les conserve et les remet pour votre compte, selon vos instructions et l’Accord sur le traitement des données, sans les utiliser à ses propres fins. C’est vous qui décidez quoi insérer, à qui le remettre et quand, et vous répondez de ces choix ; Erabox répond de la sécurité de la conservation et de l’exactitude de la remise. Si vous insérez des contenus à des fins exclusivement personnelles ou familiales, votre traitement relève de l’exemption de l’art. 2, par. 2, let. c, RGPD et de l’art. 2, al. 2, let. a, nLPD ; les règles de l’Accord s’appliquent néanmoins comme conditions du service.
Pour les contenus, Erabox est un fournisseur de service d’hébergement au sens de l’art. 6 du règlement (UE) 2022/2065. Le point de contact pour les autorités et les utilisateurs est privacy@erabox.ch.
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Après votre décès
Le règlement européen ne s’applique pas aux données des personnes décédées et laisse les États régler la question. Pour les utilisateurs italiens s’applique l’art. 2-terdecies du Code italien de la protection des données : toute personne ayant un intérêt propre, agissant pour protéger la personne concernée ou pour des raisons familiales légitimes peut exercer les droits qui vous reviennent. Vous pouvez l’interdire, en tout ou en partie, par une déclaration écrite envoyée à privacy@erabox.ch. Cette interdiction ne compromet pas l’exécution de la remise que vous avez programmée.
Il existe un second aspect, qui concerne les documents de famille. Les données d’un défunt sont presque toujours aussi des données de personnes vivantes : la cause du décès d’un ancêtre dit quelque chose de ses descendants, une photographie représente ceux qui lui survivent. Pour cette partie, le règlement s’applique pleinement, avec les règles du § 03.
06
Ce qu’Erabox ne fait pas
Erabox conserve et remet les documents que vous ajoutez. Elle n’en vérifie ni l’authenticité, ni la provenance, ni la licéité. Voici les limites de ce dont elle répond.
- 1Nous ne vérifions pas l’authenticité, la provenance ou l’exhaustivité des documents insérés dans la capsule.
- 2Nous ne garantissons ni n’attestons la validité juridique, historique ou d’état civil des contenus archivés.
- 3Si une personne citée dans vos documents fait valoir des prétentions parce que vous avez inséré ses données en violation des engagements pris au § 03, vous vous engagez à garantir Erabox contre les conséquences qui en découlent. Cet engagement ne couvre pas les cas de dol ou de faute grave d’Erabox et n’affecte pas la responsabilité propre d’Erabox envers cette personne au titre de l’art. 82 RGPD.
- 4Nous ne sommes pas responsables de l’interprétation des documents par le bénéficiaire ou par des tiers.
- 5Nous ne sommes pas responsables des conséquences relationnelles que la réception des contenus peut entraîner entre les personnes concernées.
- 6Si vous archivez des identifiants, codes d’accès ou mots de passe actifs, leur protection est celle décrite au § 01. Erabox répond de la sécurité du traitement au sens de l’art. 32 RGPD et de l’art. 8 nLPD ; le choix des identifiants que vous déposez et leur remplacement périodique restent à votre charge.
- 7Si les données du bénéficiaire que vous avez saisies sont erronées, la remise pourrait ne pas avoir lieu. Erabox n’est pas en mesure de les vérifier.
- 8En cas d’interruption technique du service, Erabox rembourse au prorata les sommes versées pour la période concernée. Le remboursement ne remplace pas la réparation due en vertu de la loi.
- 9Erabox n’est pas un service notarial, juridique ou d’authentification de documents. Pour des documents ayant une valeur juridique formelle, adressez-vous à un professionnel habilité.
Les limitations de responsabilité et les obligations de garantie indiquées dans cet encadré et dans les déclarations du § 07 ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute grave d’Erabox, ni dans les limites impératives prévues par la réglementation sur la protection des consommateurs (art. 100 CO suisse ; décret législatif 206/2005 pour les utilisateurs résidant en Italie). La responsabilité d’Erabox au titre de l’art. 82 RGPD demeure réservée dans tous les cas.
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Votre déclaration
J’ai 18 ans révolus et je suis pleinement capable d’agir. Le service est réservé aux personnes majeures. Si le bénéficiaire que je désigne est mineur, j’indique aussi qui exerce l’autorité parentale, à qui la notice d’information est remise.
Je suis en possession légitime des documents et informations insérés, ou j’ai le droit de les archiver et de les partager.
Pour les données de tiers contenues dans les documents, je me trouve dans l’une de ces deux situations : la personne a donné son consentement, ou le document sert à reconstituer et conserver l’histoire de ma famille et j’ai estimé que les droits des personnes citées ne prévalent pas sur cet intérêt (art. 6, par. 1, let. f, RGPD). J’ai lu le § 03 et j’en accepte les engagements.
J’ai vérifié que les données du bénéficiaire (nom, coordonnées, date de naissance), s’ils sont renseignés, sont correctes et à jour.
J’ai lu le § 06 et j’ai compris qu’Erabox ne vérifie pas l’authenticité ni la licéité des documents que j’ajoute.
Consentement au traitement des données particulières (facultatif). Je consens à ce qu’Erabox conserve et, si j’ai configuré une remise, remette des documents contenant des données sur la santé, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la vie sexuelle, des données génétiques ou biométriques, conformément à l’art. 9, par. 2, let. a, RGPD et à l’art. 6, al. 7, let. a, nLPD.
Cette déclaration est enregistrée par Erabox avec l’identifiant de session, l’adresse IP et l’horodatage UTC dans le journal d’audit de la capsule. Aucune signature manuscrite n’est requise.