Vos contenus,
traités pour votre compte.

Le présent Accord est conclu entre :

• l’Utilisateur qui crée un compte Erabox et y insère des contenus (ci-après « Utilisateur » ou « Propriétaire »), en qualité de responsable du traitement des contenus des capsules et des données des bénéficiaires ;
• Erabox SA, Via delle Fornaci 6 — 6826 Riva San Vitale (TI), Suisse (ci-après « Erabox »), en qualité de sous-traitant.

Considérant que :

1. l’Utilisateur utilise le service Erabox, régi par les Conditions générales d’utilisation (ci-après « Conditions »), pour conserver des contenus dans des capsules et les remettre aux bénéficiaires qu’il a désignés lors de la survenance des événements qu’il a choisis, y compris après son décès ;
2. dans la fourniture du service, Erabox traite, pour le compte de l’Utilisateur, les contenus des capsules et les données des bénéficiaires. Les traitements qu’Erabox effectue à ses propres fins, en tant que responsable du traitement (compte, paiements, sécurité, vérification de l’événement qui déclenche la remise, données des personnes de confiance, vérification de l’identité et signature électronique), sont décrits dans la Politique de confidentialité et restent étrangers au présent Accord ;
3. lorsque l’Utilisateur insère des contenus à des fins exclusivement personnelles ou familiales, le traitement qu’il effectue relève de l’exemption de l’art. 2, par. 2, let. c, du règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») et de l’art. 2, al. 2, let. a, de la loi fédérale sur la protection des données (ci-après « nLPD »). Dans ce cas, le présent Accord vaut régime contractuel du service, et Erabox s’engage en tout état de cause à en respecter les clauses.

1.1 Le préambule fait partie intégrante et substantielle du présent Accord.

1.2 En acceptant le présent Accord, l’Utilisateur désigne Erabox comme sous-traitant au sens de l’art. 28 RGPD et de l’art. 9 nLPD pour les traitements décrits à l’art. 2, et Erabox accepte cette désignation.

1.3 Le présent Accord complète les Conditions. En cas de contradiction entre les deux documents, le présent Accord prévaut pour ce qui concerne le traitement des données personnelles.

3.1 Constituent des instructions documentées de l’Utilisateur au sens de l’art. 28, par. 3, let. a, RGPD : (i) les paramètres de chaque capsule (contenus, bénéficiaires, événement de remise, date, période d’inactivité, mode d’information du bénéficiaire) ; (ii) les Conditions ; (iii) le présent Accord. L’Utilisateur peut modifier les instructions depuis l’application jusqu’à la remise.

3.2 Erabox ne traite les données que sur instruction documentée de l’Utilisateur, sauf si le droit de l’Union, d’un État membre ou de la Suisse l’exige ; dans ce cas, elle informe l’Utilisateur de cette obligation avant le traitement, à moins que la loi ne l’interdise.

3.3 Erabox informe immédiatement l’Utilisateur si, selon elle, une instruction enfreint le RGPD, la nLPD ou d’autres dispositions en matière de protection des données.

3.4 Instructions à exécuter après le décès de l’Utilisateur. Les instructions de remise restent valables après le décès de l’Utilisateur. Compte tenu de la nature de la mission, qui consiste précisément à remettre les contenus lors de la survenance du décès, le mandat ne s’éteint pas par la mort du mandant (art. 405, al. 1, du Code des obligations suisse). Erabox exécute les instructions jusqu’à la remise, dans les délais de conservation de l’art. 10, et ne les modifie pas à la demande de tiers, sauf ordre de l’autorité ou obligation légale.

3.5 Erabox n’utilise les contenus des capsules et les données des bénéficiaires ni à ses propres fins ni pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

4.1 Il appartient à l’Utilisateur, en tant que responsable du traitement, de décider si et quand le bénéficiaire est informé de sa désignation. L’Utilisateur choisit, pour chaque bénéficiaire, entre les deux modes prévus par l’application.

4.2 Mode avec avis. L’Utilisateur charge Erabox d’envoyer au bénéficiaire, pour son compte et dans le mois qui suit la désignation, la notice d’information sur le traitement de ses données. La notice ne révèle pas le contenu de la capsule.

4.3 Mode confidentiel. L’Utilisateur charge Erabox de remettre la notice d’information au bénéficiaire au moment de la remise, avec le contenu. L’Utilisateur choisit ce mode lorsque l’information préalable du bénéficiaire compromettrait la finalité de la remise, et en répond en tant que responsable du traitement.

4.4 Dans les deux modes, Erabox maintient publiée, et consultable sans compte, la notice d’information destinée aux tiers, qui décrit le traitement des données des bénéficiaires et des personnes qui apparaissent dans les contenus.

4.5 Les personnes de confiance sont désignées par l’Utilisateur, mais leurs données sont traitées par Erabox en tant que responsable du traitement, pour la vérification de l’événement qui déclenche la remise : ce traitement n’est pas régi par le présent Accord, et Erabox les informe directement par l’invitation, qui contient le lien vers la notice pour les tiers.

5.1 Erabox garantit que les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (art. 28, par. 3, let. b, RGPD).

5.2 Erabox adopte les mesures techniques et organisationnelles requises par l’art. 32 RGPD et l’art. 8 nLPD, avec les exigences minimales des art. 1-5 de l’ordonnance sur la protection des données (OPDo), parmi lesquelles : chiffrement des contenus au repos avec AES-256 et en transit avec TLS 1.3 ; accès du personnel aux systèmes réservé aux personnes autorisées, pour la maintenance, la sécurité et l’assistance ; journalisation des opérations sur les données et des accès, avec conservation des journaux pendant 12 mois séparément des systèmes de production (art. 4 OPDo) ; authentification à deux facteurs à la disposition de l’Utilisateur.

5.3 Les données de santé des capsules contenant des directives anticipées sont conservées en Suisse ou dans l’Union européenne.

6.1 L’Utilisateur autorise de manière générale Erabox à recourir à des sous-traitants ultérieurs (art. 28, par. 2, RGPD ; art. 9, al. 3, nLPD). Ceux qui traitent les contenus des capsules ou les données des bénéficiaires à la date du présent Accord sont indiqués à l’Annexe 1 ; la liste complète des prestataires d’Erabox figure à la section 05 de la politique de confidentialité.

6.2 Erabox informe l’Utilisateur, par e-mail ou par un avis dans l’application, de l’ajout ou du remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours avant qu’il ne commence à traiter les données. Dans le même délai, l’Utilisateur peut s’y opposer pour des motifs légitimes et, si l’opposition n’est pas accueillie, résilier sans pénalité avec remboursement de la part d’abonnement non utilisée.

6.3 Erabox impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord, et répond envers l’Utilisateur de l’exécution de ces obligations (art. 28, par. 4, RGPD).

7.1 Erabox ne transfère des données vers des pays tiers qu’aux conditions du chapitre V du RGPD et des art. 16 et 17 nLPD : vers les États-Unis, dans le cadre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework (décision d’exécution (UE) 2023/1795) et du Swiss-U.S. Data Privacy Framework (annexe 1 OPDo) ; dans les autres cas, au moyen de clauses contractuelles types (décision d’exécution (UE) 2021/914) ou de clauses types reconnues par le PFPDT. Entre la Suisse et l’Union européenne, les données circulent sur la base de la décision 2000/518/CE et de l’art. 16, al. 1, nLPD.

8.1 Erabox assiste l’Utilisateur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, pour donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (art. 15-22 RGPD ; art. 25-32 nLPD). L’application permet à l’Utilisateur de consulter, modifier, exporter et supprimer les contenus et les données des bénéficiaires.

8.2 Si une personne concernée s’adresse à Erabox pour des données qu’Erabox traite pour le compte de l’Utilisateur, Erabox transmet la demande à l’Utilisateur dans les 5 jours ouvrables et l’assiste pour y répondre. Si l’Utilisateur est décédé ou ne répond pas dans les 15 jours, Erabox examine directement la demande et y donne suite dans les limites de la loi et des instructions reçues.

8.3 Demeurent réservés les signalements de contenus illicites au sens de l’art. 16 du règlement (UE) 2022/2065, qu’Erabox examine selon les Conditions, en informant l’Utilisateur des mesures adoptées.

8.4 Erabox assiste l’Utilisateur, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, pour garantir le respect des obligations des art. 32-36 RGPD.

9.1 Erabox informe l’Utilisateur dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles concernant les contenus des capsules ou les données des bénéficiaires (art. 33, par. 2, RGPD ; art. 24, al. 3, nLPD), en indiquant la nature de la violation, les catégories de données et de personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées.

9.2 Demeure réservée l’obligation d’Erabox de notifier les violations concernant les traitements dont elle est responsable, conformément à la politique de confidentialité.

10.1 Le présent Accord a la durée de la relation régie par les Conditions et se poursuit, après le décès de l’Utilisateur, jusqu’à l’exécution des instructions de remise.

10.2 Avant la fin de la relation, l’Utilisateur peut exporter ses contenus depuis l’application (Profil → Confidentialité → Exporter mes données). À la fin du traitement, Erabox supprime les données selon les délais suivants, sauf si la loi en impose la conservation :

• abonnement expiré sans renouvellement : 30 jours de tolérance, puis suspension du compte en lecture seule pendant 12 mois, puis suppression définitive ;
• décès de l’Utilisateur signalé ou confirmé par la personne de confiance : les capsules déjà programmées ne sont pas supprimées faute de renouvellement et restent jusqu’à la remise, dans la limite maximale de 10 ans ;
• contenu remis : disponible pendant les 30 jours de validité du lien de remise, puis supprimé sous 30 jours ;
• compte supprimé par l’Utilisateur : suppression après 30 jours.

11.1 Erabox met à la disposition de l’Utilisateur, sur demande écrite à privacy@erabox.ch, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de l’art. 28 RGPD, y compris au moyen de la documentation des mesures de sécurité, de certifications ou de rapports d’audit de tiers.

11.2 Compte tenu de la nature du service, proposé sous une forme standardisée à un grand nombre d’utilisateurs, les inspections auprès d’Erabox sont convenues quant à leur date et leurs modalités, avec un préavis raisonnable, aux frais de l’Utilisateur et dans le respect de la confidentialité des données des autres utilisateurs.

12.1 L’Utilisateur répond de la licéité des contenus qu’il insère et des choix qu’il fait en tant que responsable du traitement, y compris le choix du mode d’information du bénéficiaire. Erabox répond de l’exécution des obligations que le présent Accord et la loi mettent à la charge du sous-traitant (art. 82, par. 2, RGPD).

12.2 Les limitations de responsabilité des Conditions ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute grave d’Erabox et ne portent pas atteinte aux droits que la loi reconnaît à l’Utilisateur en tant que consommateur.

12.3 Erabox tient le registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte des responsables du traitement (art. 30, par. 2, RGPD ; art. 12 nLPD).

13.1 Erabox peut modifier le présent Accord selon les modalités et avec le préavis prévus par les Conditions. Les modifications ne peuvent pas réduire les garanties de l’art. 28, par. 3, RGPD.

13.2 Le présent Accord est régi par le droit suisse, sous réserve de l’application du RGPD et de la nLPD aux traitements et des règles impératives de protection des consommateurs du pays de résidence de l’Utilisateur. Le for compétent est celui indiqué dans les Conditions.

13.3 L’Utilisateur accepte le présent Accord au moyen d’une case dédiée lors de la création du compte. L’acceptation est enregistrée avec la date, l’heure et la version du texte. Sans cette acceptation, le service de conservation et de remise ne peut pas être fourni.